Artículo escrito por IN2 

• La automatización de procesos, un reto a tu alcance con Microsoft!

En las empresas y organizaciones de hoy en día todavía se realiza mucho trabajo manual y repetitivo que consume tiempo en tareas de poco valor y no da visibilidad a información que podría ser valiosa.

Existen herramientas que nos permiten automatizar estas tareas para que las personas puedan centrar su atención en lo más necesario. Aplicando la automatización conseguiremos mejorar, y simplificar flujos de trabajo y procesos, podremos aplicar Inteligencia Artificial para facilitar la toma de decisiones y daremos visibilidad a la información corporativa favoreciendo la aparición de nuevas oportunidades de negocio.

Uno de los factores que está permitiendo llevar la automatización de procesos a un nuevo nivel es la ubicuidad de dispositivos móviles que permiten que llevemos la funcionalidad de negocio allá donde vayamos, usando aplicaciones móviles que conecten con los datos de la organización y se integren con los procesos de negocio, modernizando cualquier empresa y solucionando desde tareas sencillas a los desafíos más difíciles.

El conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, por ejemplo, ofrece soluciones que permiten aunar de forma simple y directa la automatización de procesos con la creación de aplicaciones móviles corporativas: Power Automate y Power Apps.

Power Automate conecta aplicaciones, datos y servicios, y aumenta la productividad de los equipos. Nos capacita para crear procesos automatizados utilizando herramientas de código bajo y cientos de conectores prediseñados que automatizan las tareas rutinarias y repetitivas con facilidad y nos permiten integrarnos con casi cualquier sistema de nuestra organización. Permite que su automatización sea aún más funcional aplicando Inteligencia Artificial para procesar formularios rápidamente, tratar documentos, procesar aprobaciones, detectar imágenes y analizar texto.

Microsoft Power Apps es la solución para la construcción rápida y sencilla de aplicaciones móviles corporativas gracias a herramientas de diseño de arrastrar y soltar, plantillas prediseñadas, una amplia variedad de conectores e, incluso, componentes de IA preconfigurados.

La combinación de Power Automate y Power Apps, genera una sinergia para la resolución de muchos escenarios que nos podemos encontrar en nuestras organizaciones.

Un ejemplo de esto, lo podemos encontrar en uno de nuestros clientes, que quería digitalizar la guía de seguridad que entrega a sus visitas cuando acceden a las instalaciones. Se trataba de un procedimiento enteramente manual con carencias importantes como la dependencia de un papel que se podía extraviar o se podía terminar, la falta de integración con el calendario y la imposibilidad de tener una trazabilidad completa y accesible de las acciones relacionadas con la visita.

Desde IN2, la solución que propusimos constaba de dos elementos: la digitalización del proceso de reserva y recepción de visitas y un conjunto de aplicaciones móviles para que los diferentes actores del proceso pudieran realizar las tareas correspondientes.

Con Power Automate construimos un flujo que controla el estado de la visita, desde su creación hasta la salida del visitante de las instalaciones. Este flujo se encarga de enviar las notificaciones con la información de la guía de seguridad, sustituyendo al papel, la invitación de calendario y un código QR para validar la visita en el control de seguridad.

Usando Power Apps, desarrollamos cuatro aplicaciones que permiten realizar todas las tareas relacionadas como la creación de la visita, integrada con Outlook, la validación de la entrada y la salida de visitas para el personal de seguridad o la consulta de la información de todas las visitas para los responsables del sistema.

Gracias a la combinación de estas dos herramientas, nuestro cliente dispone de un sistema totalmente digital para controlar todo el ciclo de vida de sus visitas, con capacidad para supervisarlo en tiempo real y con la ventaja de poder operarlo desde cualquier parte de sus instalaciones.

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